E-Rechnung B2B ab 01.01.2025: Was du wirklich brauchst — und was nicht

Der 1. Januar 2025 hat eine stille Revolution gebracht. Seit diesem Tag muss jeder deutsche Unternehmer im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Was 2025 noch nach kleiner Buchhaltungs-Aktualisierung klingt, ist in Wahrheit der Beginn einer Transformation, die spätestens 2028 voll greift — und die jetzt schon entscheidet, ob deine Buchhaltung zukunftsfähig ist.

Wir bekommen wöchentlich Anfragen dazu — von Steuerberatern, die ihre Mandanten informieren wollen, von Handwerksbetrieben, die fragen „muss meine Rechnung jetzt anders aussehen?“, von Inhabern, die kürzlich von ihrer Hausbank gehört haben, dass „2025 alles digital wird“. Hier kommt der ehrliche Stand.

Was eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Konkret zwei Formate in Deutschland:

• XRechnung — reines XML, kein menschenlesbares Element. Wird seit Jahren im öffentlichen Sektor verwendet.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN16931 oder höher) — Hybrid-Format: eine PDF, die ein XML-Datenpaket eingebettet enthält. Menschen sehen die PDF, Maschinen lesen das XML.

Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und damit den umsatzsteuerlichen Anforderungen ab 2025. Eine reine PDF (ohne eingebettetes XML), ein gescanntes Papier-Rechnung, eine Word-Datei — sind keine E-Rechnungen mehr. Sie werden zu „sonstigen Rechnungen“ zurückgestuft und können vom Empfänger umsatzsteuerlich beanstandet werden.

Was die Empfangs-Pflicht ab 01.01.2025 konkret bedeutet

Drei Punkte, die in der Praxis zählen:

1. Jeder Empfänger muss E-Rechnungen entgegen nehmen können

Es reicht ein E-Mail-Postfach. Du musst kein eigenes Portal bauen, kein Spezial-System anschaffen. Aber: du musst technisch in der Lage sein, eine XML-Rechnung oder ein ZUGFeRD-PDF zu öffnen, zu lesen und zu archivieren. Wer XRechnung-XML ohne Reader nicht öffnen kann, hat ein Problem.

2. Die Zustimmung des Empfängers entfällt für E-Rechnungen

Vor 2025 musste der Empfänger einer elektronischen Rechnung zustimmen (Papier war Default). Ab 2025 ist das umgekehrt: E-Rechnungen sind Default, Papier ist die Ausnahme, die du als Empfänger nur in den Übergangsfristen noch verlangen kannst.

3. Vorsteuer-Abzug kann gefährdet sein

Wenn du nach 2025 eine reine PDF von einem deutschen Geschäftspartner bekommst, ist diese Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des UStG mehr. Die Finanzverwaltung hat in der ersten Übergangsphase Kulanz angekündigt — wer aber dauerhaft alte Formate sammelt, riskiert Vorsteuer-Probleme.

Was die Versand-Pflicht in den nächsten Jahren bringt

Gestaffelt nach Jahren und Umsatz:

• 2025–2026: Alternative Formate (Papier, PDF) sind beim Versand noch erlaubt — mit Zustimmung des Empfängers. Wer schon kann, sollte schon E-Rechnung versenden.
• 2027: Versand-Pflicht für Unternehmen mit Vorjahres-Umsatz über 800.000 EUR. Wer drüber ist, muss E-Rechnungen versenden.
• 2028: Versand-Pflicht für alle Unternehmer im B2B-Bereich, unabhängig vom Umsatz.

Praxis-Tipp: Wer 2025 oder 2026 schon E-Rechnungen versendet, gewöhnt sich, seine Empfänger und seine Software an das Format. Wer bis 2028 wartet, macht den Sprung unter Zeitdruck — meist mit Stolpersteinen.

XRechnung vs. ZUGFeRD — welches Format ist das richtige?

Beide sind rechtskonform. Welches passt:

XRechnung wählt, wer

• Hauptsächlich an öffentliche Auftraggeber liefert (dort ist XRechnung Pflicht-Format seit 2020),
• Software-Stacks hat, die XML-only verarbeiten,
• Maximale Standard-Konformität braucht (XRechnung ist die deutsche CIUS — Core Invoice Usage Specification).

ZUGFeRD ab 2.0.1 wählt, wer

• Mit gemischten Empfängern arbeitet (Konzern, Mittelstand, Privatpersonen) — die PDF bleibt menschenlesbar,
• An Endkunden im B2C-Bereich versendet (dort sind PDFs weiterhin üblich),
• Internationale Kunden hat (ZUGFeRD ist nahe verwandt mit dem französischen Factur-X-Format).

Faustregel für die meisten Mittelständler: ZUGFeRD ab 2.0.1, Profil XRECHNUNG oder EN16931 — du erfüllst die Pflicht, dein Empfänger sieht weiterhin eine normale PDF.

Was du diese Woche tun solltest

1. E-Mail-Postfach klären. Welches deiner Geschäfts-Postfächer empfängt heute Rechnungen? Reicht das, um ZUGFeRD-PDFs zu öffnen? (Antwort meist: ja, ZUGFeRD ist eine PDF und öffnet sich normal.) Reicht das, um XRechnung-XML zu öffnen? (Antwort: nein, dafür brauchst du einen Reader.)
2. Buchhaltungs-Software prüfen. Aktuelle DATEV-Versionen verarbeiten beide Formate automatisch. Lexware ab 2024er Version auch. Sevdesk, sevDesk, Buchhaltungsbutler und andere moderne SaaS-Buchhaltungen ebenso. Wer mit Excel oder Word arbeitet, sollte ZUGFeRD-fähige Software anschaffen.
3. Lieferanten-Information. Wenn du Versand-Software hast, die noch keine E-Rechnung kann, frag den Anbieter nach dem Update-Plan. Wer 2026/2027 noch nicht versenden kann, hat Handlungsdruck.
4. Archivierungs-Pflicht. E-Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden — das Original-XML, nicht die Visualisierung. Wer DATEV oder vergleichbare Buchhaltungs-Software hat, läuft automatisch konform. Wer in eigenen Ordnern speichert, sollte ein revisionssicheres Archiv-System einsetzen.

Was Hannes daraus macht

Unsere Wachstumsplattform bringt eine eigene Rechnungs-Engine mit, die ZUGFeRD ab 2.0.1 standardmäßig erzeugt — jede Rechnung ist gleichzeitig E-Rechnung und menschenlesbare PDF. Versand erfolgt per Mail mit Anhang oder über das Kunden-Portal. Archivierung läuft revisionssicher im eingebauten DMS, 10-Jahre-Aufbewahrung garantiert. Wer eigene Buchhaltungs-Software nutzt, exportiert per Standard-Schnittstellen — DATEV-Format, GoBD-Export, CSV.

Wer wissen will, ob seine bestehende Rechnungs-Software ZUGFeRD/XRechnung-fähig ist: Eine Mail an den Anbieter mit der Frage „erzeugt Ihre Software E-Rechnungen nach EN 16931?“ reicht. Wer komplett bei Null startet und das ohne neue SaaS-Subscription lösen will, kann mit uns sprechen — bei einer ohnehin geplanten Wachstumsplattform ist die Rechnungs-Engine eingebaut, ohne Zusatz-Lizenz.